Guide des bonnes pratiques

 Je teste l’outil avant la conférence

Afin d’éviter les problèmes techniques à l’heure de la visioconférence, je fais une vidéoconférence de test avant la réunion. Je peux alors vérifier calmement si l’outil fonctionne et cela évitera les problèmes et la précipitation le jour J.

Il existe des réunions Zoom de test pour me familiariser avec l’outil et tester ma vidéo (mon microphone et mes haut-parleurs).

                http://zoom.us/test

‚ J’autorise ma caméra (et mon micro)

Au moment de rejoindre le salon de la vidéoconférence, mon navigateur va détecter que l’outil souhaite utiliser mon micro et ma caméra. Une petite fenêtre pop-up va alors s’ouvrir me demandant d’autoriser le site à utiliser ma caméra et mon microphone. Je clique sur « Autoriser ». En lisant vite, il arrive que l’on clique machinalement sur « Ne pas autoriser » ce qui risque de poser problème une fois en ligne sur la visioconférence.

ƒ Je modifie mon nom ou mon pseudo

Selon si je souhaite être identifié ou non, je pense à noter mon nom et/ou prénom ou mon pseudo avant d’entrer dans la conférence.

„ Je respecte les règles pour le bon déroulement de la visioconférence

  1. Je coupe mon micro : cela évitera les bruits de fond désagréables pour tout le monde
  • La parole est répartie par l’animateur : c’est lui qui se chargera de fluidifier les échanges et de distribuer la parole afin d’éviter les prises de paroles simultanées.
  • Déroulement de la conférence :
    • Présentation du 114 : 40 min
    • Temps de pause : 10 min
    • Échanges questions-réponses : 40 min
  • J’attends le temps des échanges pour prendre la parole : je laisse l’animateur présenter le service avant toute intervention.
  • Je signale à l’animateur ma prise de parole et j’attends son feu vert avant de parler. Pour signifier ma volonté de réagir, j’utilise la fonction « Lever la main » ou le tchat afin de ne pas couper l’échange en cours.
    Les participants seront ainsi que je souhaite intervenir et l’animateur reviendra vers moi dès que possible. Une fois qu’il m’y invite, je prends la parole.
  • Je privilégie des prises de paroles courtes et efficaces : participer à une visioconférence demande beaucoup de concentration et peut vite être fatiguant. Je suis clair et bref dans mes propos.
  • Pause de 10 minutes entre la présentation et le temps d’échanges : une visioconférence demande beaucoup de concentration. Une pause de 10 minutes sera faite entre la présentation et le temps des questions-réponses. Cela permettra au conférencier de prendre une pause mais aussi de préparer mes  questions pendant ce temps.
  • Je respecte le temps de la conférence : la conférence a un début et une fin. Je respecte les horaires de la conférence par respect pour le conférencier et les participants.